Tại sao bản in và bản sao vẫn tồn tại trong thời đại kỹ thuật số

Công nghệ phát triển bằng cách giới thiệu những cách thức sáng tạo để cải thiện cách các văn phòng từ bất kỳ ngành nào tiến hành các công việc hàng ngày. Một phần của những gì bị ảnh hưởng bởi tiến bộ công nghệ là cách xử lý tài liệu và thông tin liên lạc. Hầu hết những điều này được thực hiện trên nền tảng kỹ thuật số thay vì trực tiếp hoặc bằng cách chuyển các bản sao vật lý của tệp nhờ vào cách chia sẻ tệp đã được cải thiện. 

Ý tưởng về một nơi làm việc hoàn toàn kỹ thuật số được mong muốn vì nhiều người coi đó là một cách thực hành hiệu quả hơn là dựa vào bản in và bản sao. Tuy nhiên, tầm nhìn như vậy vẫn còn xa tầm với vào năm 2022 vì bản in và bản sao vẫn có thể thực hiện một số hành động mà kỹ thuật số không thể thay thế.

Điền và ký vào biểu mẫu 

biểu mẫu với các chi tiết và chữ ký cá nhân có thể được thực hiện thông qua phần mềm chỉnh sửa nhưng hành động này thường không được khuyến khích trong nhiều ngành. Nhiều cơ quan vẫn thích các hình thức viết tay và hầu hết mọi người không cảm thấy thoải mái với việc tạo bản sao kỹ thuật số của chữ ký của họ trên bất kỳ thiết bị nào. Do đó, Mayin Mavach thường xuyên nhận được đơn đặt hàng máy in từ các công ty và văn phòng chính phủ. 

Khả năng tiếp cận và khả năng đọc

Nhiều văn phòng gặp khó khăn khi in tài liệu đọc thành những cuốn sổ tay dài cho nhân viên mới. Một mặt, điều này đơn giản là vì một cuốn sổ tay vật lý được coi là chính thức hơn một bản sao kỹ thuật số. Mặt khác, các bản sao vật lý dễ đọc và tạo chú thích hơn so với việc sử dụng phần mềm đọc.

Máy tính xách tay cũng cồng kềnh nên việc mang lên bàn họp rất phiền phức. Tương tự như vậy, không nên kéo nó ra nơi công cộng vì nó có thể thu hút sự chú ý của kẻ trộm hoặc nó có thể bị hỏng trong một vụ tai nạn. Đọc trên màn hình cũng có thể không tốt đối với một số người, vì vậy họ thường chọn một bản in không cần bất kỳ bộ lọc nào để tránh làm căng mắt.

Bảo mật cho các bản sao gốc 

Có lẽ ưu điểm quan trọng nhất mà bản in có được so với kỹ thuật số là tính bảo mật cho các tài liệu pháp lý, tệp cá nhân và chứng chỉ. Một bản sao kỹ thuật số không thể được xác minh đầy đủ bởi bất kỳ cơ quan quản lý nào và lưu trữ nó trên một nền tảng kỹ thuật số như đám mây khiến nó dễ bị đánh cắp. 

Các bản sao thực thường được gắn với một nhãn hiệu đặc biệt hoặc được in trên một loại giấy da đặc biệt mà cơ quan chính phủ có thể nhận ra. Các thiết bị lưu trữ cũng thường không đáng tin cậy vì chúng dễ bị hỏng hoặc trục trặc. Trong khi đó, các bản sao vật lý có thể được giữ trong két sắt và bạn có thể sử dụng bản sao trong hầu hết các trường hợp. 

Không có nghi ngờ gì rằng công nghệ kỹ thuật số sẽ đổi mới hơn nữa cách thức để giải quyết những bất cập này trong tương lai. Tuy nhiên, sự kiện đó vẫn còn lâu mới được thành hiện thực và có thể nói rằng bản in và bản sao vẫn còn phù hợp trong một vài năm tới. Mayin Mavach vẫn là người bạn tốt nhất của bạn trong văn phòng.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.